El teléfono suena en la entrada y apuntas la reserva sin ir hasta el ordenador.El teléfono suena en la entrada y apuntas la reserva sin ir hasta el ordenador.

Apuntada con una mano

La pantalla te pide cuántos son, qué día y a qué hora, y poco más. Rellenas eso con el teléfono sujeto en el hombro y la reserva de las nueve y media queda escrita a nombre de quien llama. Nadie la vuelve a teclear luego. Si te deja un correo, le llegan la confirmación y el recordatorio del día; si solo te canta un móvil, la reserva vale exactamente igual, aunque entonces no le llega nada por escrito y la llevas tú desde el panel. Cuando tus propias reglas dicen que no, un segundo toque, dado a propósito, las levanta: una hora que no aparece en el horario publicado, menos antelación de la que pides, un grupo mayor del que admite el formulario o una mesa más aunque la suma del día ya diga completo. Lo único que no levanta ningún toque es una hora que ya ha pasado.

Las dos entradas dan al mismo libro

A la agenda se llega por dos sitios y no hay un tercero. Uno es tu página pública, donde el cliente elige día y hora, la mesa se guarda en el acto y la confirmación le llega cuando abre el enlace que le mandamos. El otro es tu equipo, escribiendo desde el móvil como acabas de hacer tú. Las dos escriben en la misma hoja del mismo día y salen de las mismas sillas, así que el libro nunca tiene dos versiones de la noche del sábado. Si dos peticiones llegan a la vez a por la última mesa, entran de una en una y la segunda se encuentra con lo que dejó la primera. Una mesa no se vende dos veces por error. Si acaba habiendo una más de la cuenta es porque alguien de tu equipo ha dicho que sí a sabiendas.

Nadie cuenta cubiertos a mano

Le dices a Klevra cuántas sillas tiene cada mesa. A partir de ahí, cada vez que alguien pregunta por una hora concreta se suman las sillas que tienes dadas de alta, se restan todas las reservas cuyo turno pisa esa hora y la hora aparece solo si el grupo entero sigue cabiendo. De ahí viene que la confirmación sea inmediata en lugar de un «ya te llamamos», porque cuando el cliente ve las nueve y media en la pantalla es que las nueve y media existen de verdad. Los turnos, además, devuelven lo suyo al acabar. Uno de hora y media que empieza a las dos menos cuarto suelta sus sillas a las tres y cuarto, y a las tres y cuarto esa mesa vuelve a poder reservarse. Ahora bien, las sillas vuelven por reloj, con la duración que hayas puesto tú, no porque esa gente se haya levantado de verdad. Con las zonas, la cuenta es la misma. Agrupas las mesas por sala, terraza o jardín de atrás, y cuando alguien pide jardín para las nueve se miran las sillas del jardín y también las del local entero, y manda el número más bajo de los dos. En un jardín de dieciocho sillas no caben diecinueve porque el comedor tenga ochenta. Una zona en la que no has metido ninguna mesa no limita nada; queda anotada como preferencia y ese día sientas al grupo donde puedas.

• Los intervalos los pones tú, con la duración de turno que uses en cada servicio, distinta en comida y en cena si te hace falta.
• La antelación mínima y cuántos días por delante se abre la agenda también son cosa tuya.
• Cada reserva llega con el nombre, cuánta gente viene, el teléfono si el cliente lo ha dejado y lo que haya querido escribir, desde una alergia hasta un carrito de bebé.
• El cliente no se descarga nada ni se abre ninguna cuenta para reservar.

Poner la mesa y guardarla son dos cosas distintas

El libro del día te pone la jornada en orden de hora, y cada reserva va cambiando de estado con un toque. Pendiente, si has pedido dar tú el visto bueno a las que entran por la página. Después confirmada, sentada, terminada o no se presentó. A la de las nueve y media le pones la mesa 12. Apuntar el número ahí no guarda nada, y es a propósito. Ninguna silla obedece a un programa: quien entra se sienta, y un código que le niega la cuenta no ha guardado la mesa, solo le ha hecho levantar la mano. Así que Klevra cuenta lo que sabe. En el detalle de la mesa tienes su noche entera en orden de hora, al lado de lo que haya abierto en ese momento. Y quien escanee en las dos horas antes de una reserva lee que la mesa está reservada a las 21:30 y que mejor se lo diga a un camarero. A partir de ahí decide la sala, como siempre. Cerrar una mesa a cuentas nuevas se puede seguir haciendo, pero lo hace tu equipo cuando quiere, nunca una reserva por su cuenta. Cuando por fin se sientan, el código que ya está pegado a esa mesa les toma la comanda y les lleva la cuenta, y al cerrar cada uno paga lo que ha tomado o la mesa pasa por barra como siempre. No hay ningún hilo de datos entre la reserva y esa cuenta. Lo que las une es el código, que llevaba ahí pegado desde mucho antes de que sonara el teléfono.

Una reserva que primero demuestra que lo es

La mesa se guarda en el segundo en que alguien pulsa, y eso es lo que mantiene honrada la cuenta. También es lo que una sola persona aburrida, con diez correos inventados, podría haber usado para llenarte el sábado. Así que la reserva empieza por demostrarse. Lo que sale al pulsar no es una confirmación, es un enlace, y abrirlo es lo que dice que el correo existe. Hasta que lo abren, la mesa está guardada y no pasa nada más: a ti no te llega ningún aviso, no se pide ninguna tarjeta, y tu libro no lleva una reserva que quizá nunca lo fue. Si nadie lo abre en un cuarto de hora, las plazas vuelven solas a la noche y al cliente se le explica por qué. Para una persona real es un toque con la pantalla todavía delante. Para quien se inventa correos, ahí se acaba el juego. La reserva que tu equipo coge por teléfono se salta todo esto, porque no tiene nada que demostrar: entra en el libro en cuanto la escribes.

La tarjeta, contra la mesa que el viernes se queda vacía

Puedes pedir tarjeta, y una reserva sin ella no se confirma nunca: guarda sus plazas mientras el cliente la deja, y las devuelve en media hora si nadie lo hace. Fijas lo que te cuesta un cubierto vacío, diez euros o veinte, lo que sea cierto en tu sala, y, si quieres, a partir de cuántas personas se pide, para dejar en paz a una mesa de dos y no a una de ocho. Al reservar no se cobra nada. Antes de escribir ningún número de tarjeta, el cliente ve en pantalla, en su idioma, el importe por persona Y lo que suma para su mesa, que hoy no se cobra nada, el día en que aparecerá en su extracto como dinero apartado y no cobrado, y que se libera en cuanto tu jefe de sala los sienta, lo que no le cuesta nada a nadie. Solo se cobra si alguien de tu equipo pulsa Ausencia, y solo entre tres cuartos de hora después de la hora y dos días más tarde. Junto a cada reserva está el botón de no cobrar, porque el motivo que te dan a las ocho y media suele ser bueno, y la reserva sigue contando como fallida. El cobro es tuyo, en tu propia cuenta, y el cliente recibe un correo en el momento en que ocurre, con la frase exacta que aceptó al reservar.

La misma página que ya sirve la carta

Todo esto ocurre en tu propia página de Klevra, la que ya lleva el horario, la dirección, el mapa, el teléfono, las fotos y la carta al día, la misma que sirve el código de las mesas. Si no tienes web, esa página te hace de web, con una dirección de Klevra. También puedes dejar pendientes de tu visto bueno todas las reservas que entren por ahí, si no te gusta que se confirmen solas; las que apuntas tú en la sala entran confirmadas, que para eso las has cogido tú. Ahora bien, si tu manera de defenderte de los plantones es cobrar una señal por adelantado, Klevra no hace eso: al reservar no se cobra nada, nunca. Lo que sí hace es dejarle al cliente su propia reserva en la mano. Desde el enlace que le llegó por correo la mueve o la anula él solo, hasta dos horas antes de la hora que reservó, y eso no se cuenta desde que abres tú, se cuenta desde su hora. Cuando lo hace, sus sillas vuelven a la suma del día sin que nadie de tu equipo tenga que enterarse a tiempo. Y unas tres horas antes le entra el recordatorio, un correo, uno solo, y por ningún otro sitio.

• Las reservas son el plan Reserve, 19 € al mes por local, sin módulo aparte y sin tarifa por comensal. Essential, 39 €, también las lleva, junto con el pedido en mesa.
• Sin permanencia y sin cuota de alta. Te das de baja desde el panel.
• No hay aparatos que comprar. Con las mesas que ya tienes y sus códigos pegados, ya está.
• El otro plan de 19 €, Lite, es solo para pedidos de recogida y no lleva mesas, así que tampoco lleva reservas.