Samedi 21h se décide le mardi soir, sur un canapé.Samedi 21h se décide le mardi soir, sur un canapé.

Il vous trouve un dimanche à 1h du matin

Le client dit pour combien de personnes et pour quel jour, il prend une des heures qui restent, et il n’attend rien. Aucune validation ne court derrière lui, et vous ne rappelez personne le lendemain matin pour dire non. D’où sort cette heure exactement, on y vient plus bas. Celui qui tombe sur vous à une heure pareille trouve sur la même page tout ce qu’il cherche : vos horaires, l’adresse, le plan d’accès, le téléphone, les photos et la carte à jour, celle-là même que servent vos QR codes, si bien qu’elle ne peut pas être périmée. Une maison sans site web s’en sert comme site, à une adresse Klevra. Si vos réservations arrivent aujourd’hui par un portail qui ne vous appartient pas et que cet arrangement vous convient, passez votre chemin. Klevra enregistre celles des gens qui vous cherchaient déjà et ne vous amènera pas un inconnu de plus.

• Le client n’installe rien et ne crée aucun compte. Un prénom et une adresse e-mail suffisent.
• Vous pouvez exiger que chaque réservation prise sur votre page passe par votre validation plutôt que de se confirmer toute seule.
• La carte et le bouton de réservation sont sur la même page, donc celui qui hésite lit le menu avant de choisir son heure.

Le jeudi, ils ne sont plus que quatre

Personne ne vous téléphone pour vous le dire. Le client rouvre le lien qui est dans sa confirmation, déplace l’heure, corrige le nombre ou annule, et l’affaire est réglée sans qu’un seul de vos serveurs lève les yeux. Il a jusqu’à deux heures avant sa propre heure, et non deux heures avant le début du service. Un groupe attendu à 20h15 peut donc encore passer de sept personnes à quatre à 18h. Vous, vous l’apprenez en ouvrant le cahier du jour, et les trois couverts rendus sont déjà retombés dans le compte de la soirée.

• Un rappel part environ trois heures avant l’heure retenue, une seule fois et par e-mail. Il n’y a pas de SMS.
• Le lien de gestion est dans l’e-mail de confirmation. Rien à installer, aucun mot de passe à retrouver.

Soixante couverts, moins ceux qui sont déjà pris

Chaque table a un nombre de couverts, et c’est vous qui le déclarez. Vous réglez ensuite quatre choses : la durée que vous comptez par table, le pas entre deux créneaux, le délai de prévenance et la limite au-delà de laquelle on ne réserve plus à l’avance. Pour chaque heure qu’un client demande, les couverts déclarés sont additionnés, ceux des réservations dont la table est encore occupée à ce moment-là sont retirés, et l’heure ne s’affiche que s’il reste de quoi installer le groupe. Vous pourriez refaire l’opération au crayon sur un coin de nappe, sauf qu’un samedi soir personne ne la refait au crayon. Deux tables qui se suivent ne se chevauchent donc pas. Si vous comptez une heure et demie, celle qui s’est assise à 19h15 libère ses chaises à 20h45, et c’est pour cela que 20h45 s’affiche encore. Le même calcul se refait espace par espace, puisque vos tables se répartissent entre la salle, la terrasse et la véranda si vous en avez une. Une demande de terrasse rencontre alors deux nombres, les couverts de la terrasse et ceux de la maison entière, et c’est le plus petit qui tranche. Huit places dehors face à une salle de soixante, ce sera huit. Le total ne vient jamais au secours du dehors, et le premier soir de beau temps ne vous fera pas installer dix-huit personnes sous le store.

• La durée que vous comptez par table, c’est vous qui la décidez ; personne ne regarde la salle pour savoir si le café traîne. Si cela vous arrive souvent, allongez-la.
• Un espace où vous n’avez mis aucune table reste une préférence. Le client dit qu’il aimerait être dehors, et vous verrez le soir venu.
• Un groupe qui ne rentre plus ne se voit proposer aucune heure. Rien n’est arrondi et rien n’est estimé.

Noter la table 9 ne la bloque pas

La réservation se pose sur la table 9, et cela ne change rien à qui peut s’y asseoir. C’est une note, lue par votre équipe et par personne d’autre. Aucun logiciel ne garde une chaise vide : celui qui pousse la porte s’installe, et un QR code qui lui refuse une addition n’a pas gardé la table, il l’a seulement obligé à faire signe. Klevra dit donc ce qu’il sait. Le détail de la table 9 porte toute sa soirée, dans l’ordre des heures, à côté de ce qui y est ouvert. Celui qui scanne dans les deux heures qui précèdent lit que la table est prise à 21h et qu’il vaut mieux en toucher un mot à un serveur. Ensuite c’est votre salle qui tranche, comme avant. Bloquer une table reste possible, mais c’est votre équipe qui le fait, quand elle le décide.

• Le code déjà collé sur cette table est celui qui prendra les commandes et sur lequel chacun réglera sa part. La réservation ne devient pas l’addition ; c’est le même carré de plastique, voilà tout.
• Le cahier du jour déroule les heures dans l’ordre, et chaque ligne y change d’état jusqu’à ce que la table soit rendue.

Une réservation qui doit d’abord prouver qu’elle en est une

La table est tenue à la seconde où l’on appuie, et c’est ce qui rend le compte honnête. C’est aussi ce qu’une seule personne désœuvrée, avec dix adresses inventées, aurait pu utiliser pour remplir votre samedi. Une réservation commence donc par faire ses preuves. Ce qui part au moment de l’appui n’est pas une confirmation mais un lien, et c’est son ouverture qui dit que l’adresse est réelle. Tant qu’il n’est pas ouvert, la table est tenue et rien d’autre ne bouge : vous ne recevez pas d’e-mail, aucune carte n’est demandée, et votre cahier ne porte pas une réservation qui n’en était pas une. Si personne ne l’ouvre dans le quart d’heure, les couverts repartent tout seuls dans la soirée et le client sait pourquoi. Pour quelqu’un de réel, c’est une pression pendant que l’écran est encore devant lui. Pour celui qui fabrique des adresses, l’exercice s’arrête là. La réservation que votre équipe prend au téléphone saute tout cela : elle n’a rien à prouver et entre au cahier à l’instant où vous l’écrivez.

Une empreinte bancaire, contre la table qui reste vide

Vous pouvez prendre une empreinte bancaire, et une réservation sans elle n’est jamais confirmée : elle tient ses places pendant que le client la laisse, et les rend dans la demi-heure si personne ne le fait. Vous dites ce qu’un couvert vide vous coûte, dix euros ou vingt, ce qui est vrai pour votre salle, et, si vous le souhaitez, à partir de combien de personnes elle s’applique, pour laisser une table de deux tranquille et pas une table de huit. Rien n’est prélevé à la réservation. Avant de taper le moindre numéro de carte, le client voit à l’écran, dans sa langue, le montant par personne ET ce que cela fait pour sa table, que rien n’est prélevé aujourd’hui, la date à laquelle cela apparaîtra sur son relevé comme de l’argent mis de côté et non payé, et que tout se libère à l’instant où votre maître d’hôtel l’installe, sans que cela coûte quoi que ce soit à qui que ce soit. Il n’est débité que si quelqu’un de votre équipe appuie sur Absence, et seulement entre trois quarts d’heure après l’horaire et deux jours plus tard. À côté de chaque réservation il y a « ne pas débiter », parce que la raison qu’on vous donne à vingt heures trente est le plus souvent bonne, et la réservation reste comptée comme manquée. L’encaissement est le vôtre, sur votre propre compte, et le client reçoit un e-mail dans la minute, avec la phrase exacte qu’il a acceptée en réservant.

Vos habitués n’ouvriront jamais votre page

Ils appellent, comme depuis quinze ans, et quelqu’un en salle saisit la réservation pendant la conversation. Elle entre dans le même cahier et pèse sur les mêmes couverts. Vos propres règles, l’équipe peut les plier, à condition d’appuyer une seconde fois, exprès, d’un geste qu’on ne fait pas par distraction. Quatre choses cèdent ainsi : une heure hors de la grille affichée, un délai de prévenance trop court, un groupe plus grand que ce qu’accepte le formulaire, et le nombre de couverts lui-même. Ce sont vos places, et le dernier mot revient à l’accueil plutôt qu’au logiciel. Une seule réponse ne se retourne jamais, quoi qu’on fasse, et c’est une heure déjà passée. Reste le cas de deux personnes qui appuient au même instant sur la dernière table de quatre. On ne peut pas dire oui aux deux. Au moment d’enregistrer, Klevra ferme la journée de l’établissement à double tour et recompte les couverts avant de répondre, si bien que les deux demandes passent l’une derrière l’autre, la première prenant la table et la seconde apprenant que le créneau vient de se remplir. Ce verrou ne promet rien de plus. Il n’empêche pas une maison de surcharger sa propre salle en toute connaissance de cause, et s’il y a un couvert de trop un samedi, c’est que quelqu’un chez vous a dit oui.