Il libro sa quante sedie hai messo fuoriIl libro sa quante sedie hai messo fuori

Fuori è un conto a parte

I tavoli li raggruppi come li chiami tu quando parli con la sala: dentro, sotto il portico, in giardino. La richiesta per il dehors la misuriamo due volte, sui posti del dehors e su quelli di tutto il locale, e vale il più basso dei due numeri. Il dehors si ferma dove finiscono i suoi tavoli, e dalla sala non prende in prestito niente. Se a un’area non hai ancora assegnato nessun tavolo, quello che il cliente sceglie resta una preferenza scritta sulla prenotazione: la sera decidi tu dove farlo accomodare, come hai sempre deciso.

Somme e sottrazioni, prima che l’orario compaia

Dici una volta quanti posti ha ogni tavolo, e poi non ci pensi più. Da lì in avanti, per ogni ora che qualcuno chiede, i posti si sommano, si toglie ogni prenotazione il cui turno si sovrappone a quell’ora, e le 21:00 restano sullo schermo soltanto se la comitiva ci sta ancora. Sono le somme e le sottrazioni che faresti tu sul quaderno, se avessi il tempo di rifarle a ogni richiesta. Nessuno conta a mano e nessuno tiene due righe di scorta per prudenza. Il tavolo è tenuto nel momento in cui il cliente preme il tasto, ed è tenuto subito proprio perché quell’orario era già stato verificato prima di comparire: la conferma vera gli arriva quando apre il link che gli mandiamo, e quello è anche ciò che dimostra il suo indirizzo. I coperti poi tornano indietro alla fine del turno che hai impostato tu: mettiamo due ore, e allora chi si è seduto alle 20:15 li rimette in circolo alle 22:15. A rimetterli in circolo però è l’orologio, non il tavolo che si svuota: se quelli delle 20:15 sono ancora lì con l’ammazzacaffè, il libro non lo sa, perché la durata che hai scritto è la tua previsione e non una misura. Tornano anche quando è il cliente a liberarli. Nella mail di conferma trova un link suo, da cui può spostare l’orario o disdire fino a due ore prima, contate dall’ora della prenotazione e non dall’inizio del servizio: nessuno ti telefona alle sei per dirti che non vengono più, e quei posti sono già rientrati nei conti mentre sei ancora al mercato. Sotto le due ore il link resta, ma non sposta e non disdice più niente: da lì in poi si telefona al locale. Circa tre ore prima parte un promemoria, una mail sola e non un SMS.

L’ultimo tavolo, e chi lo chiede al telefono

Capita in silenzio, e capita più spesso di quanto sembri: due persone diverse aprono la stessa pagina e chiedono lo stesso ultimo tavolo a pochi secondi l’una dall’altra. Se i conti si facessero in parallelo, tutte e due leggerebbero la sala com’era un attimo prima e tutte e due si sentirebbero dire di sì. Invece le richieste si mettono in fila, locale per locale e giorno per giorno, e i coperti si ricontano dentro la fila. La seconda legge la sala già aggiornata dalla prima, quindi riceve la risposta vera. Lo stesso tavolo non si vende due volte. Quello che le somme non fanno è impedirti di caricare la tua sala oltre il segno, se sei tu a volerlo. Il libro del resto è uno solo, e ci finisce anche chi telefona: una prenotazione presa con la cornetta in mano passa dalla stessa fila, scala gli stessi posti e compare nella stessa lista, così la sala che guardi la sera è tutta lì e non metà lì e metà su un quaderno. Le regole del locale però le hai messe tu, e certe sere vuoi passarci sopra: chiamano per quattordici persone alle 21:45, quando gli orari che pubblichi si fermano alle 21:30 e il preavviso minimo che hai impostato dice due ore. Chi risponde la scrive lo stesso, premendo una seconda volta e di proposito, e può farlo sull’orario, sul preavviso, sul limite di persone del modulo e anche sui coperti, che in fondo sono i tuoi. L’ultima parola su chi entra resta a chi sta al telefono. Quello che non si scavalca, per nessuno, è un’ora già passata.

Se un sito non ce l’hai

Tutto questo vive sulla pagina pubblica del locale, quella dove il cliente arriva dal link che gli mandi o cercandoti per nome. L’indirizzo è di Klevra e non un dominio tuo, e per parecchi locali quella pagina finisce per essere l’unico posto in rete che hanno. Ci trovi:

• Gli orari e i giorni di chiusura.
• L’indirizzo e la mappa.
• Il numero di telefono, per chi preferisce sentire una voce.
• Le foto della sala e del dehors.
• Il menù vero, lo stesso che i clienti leggono dai codici sui tavoli.
• Il modulo per prenotare.

Una prenotazione che prima deve dimostrare di esserlo

Il tavolo è tenuto dal secondo in cui qualcuno preme, ed è questo che tiene onesto il conto. È anche quello che una sola persona annoiata, con dieci indirizzi inventati, avrebbe potuto usare per riempirti il sabato. Così una prenotazione comincia col dimostrarsi. Alla pressione non parte una conferma, parte un link, e aprirlo è ciò che dice che l’indirizzo esiste. Finché non lo apre, il tavolo è tenuto e non succede altro: a te non arriva niente, non si chiede nessuna carta, e nel tuo libro non c’è una prenotazione che forse non lo è mai stata. Se non lo apre nessuno entro un quarto d’ora, i coperti rientrano da soli nella serata e al cliente viene detto perché. Per una persona vera è un tocco, con lo schermo ancora davanti. Per chi si inventa gli indirizzi, lì finisce l’esercizio. La prenotazione che la tua squadra prende al telefono salta tutto questo, perché non ha niente da dimostrare: è nel libro nel momento in cui la scrivi.

La carta, contro il tavolo che il venerdì resta vuoto

Puoi chiedere la carta, e una prenotazione senza non viene mai confermata: tiene i suoi posti mentre il cliente la aggiunge, e li restituisce entro mezz’ora se non lo fa nessuno. Stabilisci quanto ti costa un coperto vuoto, dieci euro o venti, quello che è vero per la tua sala, e, se vuoi, da quante persone in su si chiede, così un tavolo da due resta in pace e uno da otto no. Alla prenotazione non si preleva nulla. Prima di digitare qualsiasi numero di carta, il cliente vede sullo schermo, nella sua lingua, quanto è l’importo a persona E quanto fa per il suo tavolo, che oggi non si preleva niente, in che giorno comparirà sull’estratto conto come denaro accantonato e non pagato, e che si libera nel momento in cui il tuo maître li fa sedere, e questo non costa niente a nessuno. Viene addebitato solo se qualcuno della tua squadra preme Non presentato, e solo tra tre quarti d’ora dopo l’orario e due giorni dopo. Accanto a ogni prenotazione c’è «non addebitare», perché la ragione che ti danno alle otto e mezza di solito è buona, e la prenotazione resta comunque contata come mancata. L’incasso è tuo, sul tuo conto, e il cliente riceve un’e-mail nello stesso minuto, con la frase esatta che ha accettato prenotando.

Tenere un tavolo è un secondo gesto

Il libro del giorno è la lista in ordine di orario, e ti accompagna per tutto il servizio: una prenotazione è confermata, poi la fai accomodare, poi la chiudi, oppure la segni come mancata presentazione. A una prenotazione puoi anche dare un tavolo preciso, e scriverci sopra il numero non blocca niente, ed è voluto. Una sedia non ubbidisce a un programma: chi entra si siede, e un codice che gli nega il conto non ha tenuto il tavolo, gli ha solo fatto alzare una mano. Klevra allora dice quello che sa. Nel dettaglio del tavolo trovi tutta la sua serata in ordine di orario, accanto a quello che ci è aperto adesso, e chi scansiona nelle due ore prima di una prenotazione legge che alle 21:00 il tavolo è prenotato e che conviene dirlo a qualcuno della sala. Poi decide chi è in sala, come sempre. Bloccare un tavolo si può ancora, ma lo fa la tua squadra quando vuole. Se quello che cerchi è la piantina della sala con i tavoli da spostare col dito, non siamo noi. Poi la comitiva arriva davvero, e da lì è una sera come le altre: la prenotazione non diventa il conto, il conto lo apre il codice che sta già su quel tavolo come per chiunque altro, e alla fine ognuno paga la sua parte oppure il tavolo salda al bancone.