An Tisch 9 sitzen vier, an Tisch 10 sechs. Daraus rechnet Klevra jede freie Uhrzeit aus.An Tisch 9 sitzen vier, an Tisch 10 sechs. Daraus rechnet Klevra jede freie Uhrzeit aus.

Die eine Zahl, die du einträgst

Fragt jemand nach Samstag um 20:00 für vier Personen, werden die Plätze zusammengezählt und jede Reservierung abgezogen, deren Zeitfenster über diese Uhrzeit läuft. Bleiben vier übrig, steht 20:00 zur Wahl. Sonst steht sie nicht da. Der Gast sieht also keine Uhrzeit, die du hinterher zurücknehmen musst. Seine Zusage hat er, bevor er das Handy weglegt. Sofort geht das nur, weil vorher gerechnet wurde und nicht, weil im Februar jemand ein Kontingent für den Samstagabend festgelegt hat. Wie lange ein Zeitfenster dauert, stellst du ein. Ist es vorbei, zählen seine Plätze für die späteren Uhrzeiten wieder mit: was um 18:30 belegt war, steht um 20:30 wieder zur Wahl. Gebucht wird auf deiner eigenen Klevra-Seite, auf der auch die Öffnungszeiten stehen, die Anschrift mit Lageplan, die Telefonnummer, Bilder und dieselbe Speisekarte, die hinter dem Code am Tisch steckt. Änderst du am Mittwoch das Tagesgericht, ändert es sich dort mit.

• Verschieben und Absagen macht der Gast selbst, über den Link in seiner Bestätigung, bis zwei Stunden vor der Uhrzeit, für die er gebucht hat.
• Rund drei Stunden vor seiner Uhrzeit geht eine Erinnerung raus. Als E-Mail, sonst nichts.
• Willst du jede Anfrage lieber selbst absegnen, stellst du das um. Dann wartet sie auf dein Ja.
• Wer keine eigene Website hat, benutzt diese Seite als seine. Die Adresse ist eine von Klevra.

Der letzte Vierertisch, zweimal angefragt

Zwei Leute tippen in derselben Sekunde auf denselben letzten Tisch. Ein Ja können nicht beide bekommen. Beim Schreiben wird der Tag dieses Standorts gesperrt und die Platzzahl innerhalb der Sperre noch einmal gelesen. Die zweite Anfrage wartet also, bis die erste durch ist, statt dieselben vier freien Plätze zu sehen. Zweimal verkaufen lässt sich derselbe Tisch damit nicht. Mehr verspricht die Sperre auch nicht. Sitzt am Ende doch eine Gruppe mehr im Raum, als der Plan hergibt, dann weil jemand aus deinem Team bewusst zugesagt hat. Wie voll dein Haus wird, entscheidest immer noch du.

Am Empfang klingelt das Telefon weiter

Ein Teil deiner Gäste ruft an, daran ändert eine Buchungsseite nichts. Am Empfang tippt jemand die Reservierung ein, den Hörer noch am Ohr, und sie landet in derselben Tagesliste und auf denselben Plätzen wie eine, die über die Seite kam. Zwei Bücher gibt es nicht mehr. Von deinen eigenen Regeln darf dein Team dabei abweichen, aber erst nach einer zweiten, ausdrücklichen Bestätigung: eine Uhrzeit, die gar nicht in der Liste steht, die Vorlaufzeit, die Obergrenze bei der Personenzahl und die Platzzahl selbst. Es sind deine Plätze. Ob heute Abend noch eine Gruppe hineinpasst, entscheidet der Mensch am Empfang und nicht die Zahl auf dem Bildschirm. Gelesen wird die Zahl trotzdem, in derselben Sperre wie bei jeder anderen Reservierung, und was am Telefon zugesagt wurde, zählt danach für alle weiteren Anfragen mit. Eine Uhrzeit, die schon vorbei ist, nimmt auch die zweite Bestätigung nicht mehr an.

• Die zweite Bestätigung gibt es, damit eine Ausnahme nicht aus Versehen passiert.

Der Tisch, der frei bleibt

Eine Reservierung kann auf einem bestimmten Tisch liegen. Zugewiesen ist damit erst die Nummer, gehalten ist noch nichts. Das ist Absicht. Ein Stuhl gehorcht keiner Software: wer hereinkommt, setzt sich, und ein Code, der ihm die Rechnung verweigert, hat den Tisch nicht freigehalten, sondern den Gast nur zum Winken gebracht. Also sagt Klevra lieber, was es weiß. Im Tischdetail steht der ganze Abend dieses Tisches nach Uhrzeit, neben dem, was dort gerade offen ist. Und wer den Code in den zwei Stunden vor einer Reservierung scannt, liest, dass der Tisch um 20:00 vergeben ist, und wird gebeten, kurz mit dem Service zu sprechen. Entschieden wird danach an der Tür, wie vorher auch. Sperren kann einen Tisch weiterhin nur jemand aus der Schicht, und nur, wenn er es will. Und welcher Tisch das überhaupt ist, entscheidest du. Wenn du dir eine Software wünschst, die dir den Tischplan selbst schreibt und dir sagt, welche Gruppe an welchen Tisch gehört, bist du hier falsch. Sitzt die Gruppe erst einmal da, hat die Reservierung ihre Arbeit getan. Zur Bestellung oder zur Rechnung wird sie nicht, denn zwischen Reservierung und Rechnung gibt es in den Daten keine Verbindung. Weiter geht es über den Code, der ohnehin schon auf dem Tisch klebt: Speisekarte auf dem Handy, Runden auf einer offenen Rechnung, am Schluss zahlt jeder seinen Teil, oder der ganze Tisch zahlt an der Theke.

• Die Tagesliste listet den Abend nach Uhrzeit und führt jede Reservierung durch: angefragt, bestätigt, platziert, abgeschlossen, nicht erschienen.
• Reservierungen sind der Tarif Reserve, 19 € pro Standort und Monat, ohne Aufpreis für das Modul und ohne Gebühr pro Gedeck. Essential für 39 € hat sie ebenfalls, zusammen mit dem Bestellen am Tisch.
• Der andere 19-€-Tarif, Lite, ist reine Abholung: keine Tische, also auch keine Reservierungen.
• Eine Mindestlaufzeit gibt es nicht. Gekündigt wird im Dashboard. Für die Einrichtung zahlst du nichts, und Geräte kaufen musst du dafür auch keine.

Eine Reservierung, die erst beweisen muss, dass sie eine ist

Der Tisch ist in der Sekunde gehalten, in der jemand drückt, und genau das hält die Rechnung ehrlich. Genau das hätte auch eine einzige gelangweilte Person mit zehn erfundenen Adressen genutzt, um dir den Samstag zu füllen. Also beweist sich eine Reservierung zuerst selbst. Beim Drücken geht keine Bestätigung raus, sondern ein Link, und ihn zu öffnen ist das, was die Adresse als echt ausweist. Bis dahin ist der Tisch gehalten und sonst passiert nichts: du bekommst keine E-Mail, es wird keine Karte verlangt, und in deinem Buch steht keine Reservierung, die nie eine war. Öffnet ihn niemand binnen einer Viertelstunde, gehen die Plätze von allein zurück in den Abend und der Gast erfährt, warum. Für einen echten Gast ist das ein Tippen, während der Bildschirm noch vor ihm steht. Für jemanden, der Adressen erfindet, endet die Übung dort. Eine Reservierung, die dein Team am Telefon aufnimmt, überspringt das alles, denn sie hat nichts zu beweisen: sie steht im Buch, sobald du sie schreibst.

Die Karte, gegen den Tisch, der am Freitag leer bleibt

Du kannst eine Kreditkartengarantie verlangen, und eine Reservierung ohne sie wird nie bestätigt: sie hält ihre Plätze, während der Gast die Karte hinterlegt, und gibt sie binnen einer halben Stunde zurück, wenn das niemand tut. Du legst fest, was dich ein leerer Platz kostet, zehn Euro oder zwanzig, was für deinen Raum eben stimmt, und wenn du magst, ab welcher Personenzahl sie gilt, damit ein Zweiertisch in Ruhe bleibt und ein Achtertisch nicht. Bei der Reservierung wird nichts abgebucht. Bevor überhaupt eine Kartennummer getippt wird, sieht der Gast in seiner Sprache auf dem Schirm, wie hoch der Betrag pro Person ist UND was er für seinen Tisch ergibt, dass heute nichts abgebucht wird, an welchem Tag er auf dem Auszug als vorgemerktes und nicht als gezahltes Geld erscheint, und dass er in dem Moment freigegeben wird, in dem dein Empfang die Gäste setzt, was niemanden etwas kostet. Belastet wird nur, wenn jemand aus deinem Team auf Nicht erschienen drückt, und nur zwischen einer Dreiviertelstunde nach der Uhrzeit und zwei Tagen danach. Neben jeder Reservierung steht „nicht belasten“, denn der Grund, den man dir um halb neun nennt, ist meistens ein guter, und die Reservierung bleibt trotzdem als versäumt gezählt. Das Geld ist deins, auf deinem eigenen Auszahlungskonto, und der Gast bekommt in derselben Minute eine E-Mail mit genau dem Satz, den er beim Reservieren akzeptiert hat.

Der Garten rechnet für sich

Deine Tische sind außerdem Bereichen zugeordnet: Gastraum, Garten, Terrasse, was es bei dir eben gibt. Welcher Tisch in welchen Bereich gehört, hakst du einmal in den Standort-Einstellungen ab, und von da an rechnet jeder Bereich mit den Stühlen, die wirklich in ihm stehen. Im Garten stehen sechzehn Plätze, im Gastraum hundertzwanzig. Fragt jemand ausdrücklich nach dem Garten, wird seine Anfrage an den sechzehn Gartenplätzen gemessen und an allen Plätzen des Hauses zusammen. Die kleinere Zahl gilt. Sonst würde am Samstag ein Gartentisch nach dem anderen vergeben, nur weil drinnen noch achtzig Plätze frei sind. Ein Bereich, dem kein Tisch zugeordnet ist, begrenzt nichts. Er steht als Wunsch bei der Reservierung, und wo die Gäste dann wirklich sitzen, entscheidet ihr am Abend. Beim Garten ist es kein Wunsch, sondern eine Grenze. Sechzehn Stühle sind sechzehn Stühle. Dass drinnen noch achtzig Plätze frei sind, hilft dem Gast nicht, der unter den Bäumen sitzen wollte.